Dal 1° gennaio 2025 entrano in vigore nuove regole relative alla gestione delle spese di trasferta per le imprese e i dipendenti. La legge di Bilancio 2025 (n. 207/2024), ai commi 81-83 dell’articolo 1, stabilisce che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi taxi e noleggi con conducente) dovranno essere effettuate attraverso metodi di pagamento tracciabili per garantire la deducibilità ai fini fiscali (Ires, Irpef e Irap) ed evitare che tali somme vengano tassate come reddito da lavoro dipendente. Rimangono escluse da queste disposizioni le spese relative ai trasporti pubblici di linea.
Questi cambiamenti modificano diverse norme del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (Tuir), tra cui l’articolo 51, comma 5, relativo ai rimborsi analitici per le trasferte, l’articolo 54 sul reddito di lavoro autonomo e l’articolo 95 riguardante la deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro. Inoltre, l’articolo 108, comma 2, viene integrato specificando che anche le spese di rappresentanza devono essere sostenute con metodi tracciabili per poter beneficiare della deducibilità, nel rispetto dei limiti previsti.
Le nuove disposizioni prevedono che le spese sostenute durante le trasferte debbano essere pagate tramite bonifico bancario o postale, oppure utilizzando strumenti elettronici come carte di credito, di debito o prepagate. Questo include anche assegni bancari e circolari, conformemente a quanto indicato nell’articolo 23 del Dlgs 241/1997. Sarà quindi essenziale che i dipendenti in trasferta siano muniti di strumenti di pagamento idonei, come una carta aziendale o personale.
Un aspetto rilevante è rappresentato dalle cosiddette “altre spese”, come lavanderia o parcheggio, che secondo l’articolo 51, comma 5, del Tuir possono essere rimborsate senza necessità di documentazione, fino a un limite giornaliero di 15,49 euro (o 25,82 euro per trasferte all’estero). Queste spese, salvo indicazioni contrarie, sembrano escluse dall’ambito delle nuove regole sulla tracciabilità.
Per quanto riguarda i dipendenti che non utilizzano metodi tracciabili per le spese di trasferta, i costi saranno comunque rimborsati dal datore di lavoro in base agli obblighi previsti dalla contrattazione collettiva. Tuttavia, tali rimborsi saranno soggetti a tassazione e contributi, con una possibile riduzione delle somme nette percepite dal lavoratore.
Queste novità normative rappresentano un passo significativo verso una maggiore trasparenza fiscale, ma richiedono chiarimenti operativi e un adattamento organizzativo sia da parte delle imprese sia dei lavoratori.
